Modul 1

Perencanaan Penerbitan Konvensional

Perencanaan penting dilakukan agar kita bisa memiliki alternatif, tujuan, kebijakan, prosedur dan program yang dapat dilaksanakan, realistis dan sejalan dengan kemampuan organisasi.

Sukarna (1992: 10-12) menyebutkan 14 prinsip perencanaan, yaitu :

11.      Membantu pencapaian tujuan

22.      Efisiensi perencanaan

33.     Keutamaan perencanaan

44.    Pemerataan perencanaan

55.    Patokan perencanaan

66.   Kebijakan kerangka kerja

77.   Waktu

88.  Komunikasi perencanaan

99.  Alternatif

110.  Pembatasan

111.  Keterikatan

112.  Fleksibelitas

113. Perubahan navigasional

114.  Perencanaan strategis

Dari 14 prinsip tersebut, Sukarna (1992:13) menyimpulkan bahwa perencanaan adalah sebagai berikut :

1.      Fungsi utama manager, karena pelaksanaan pekerjaan tergantung pada baik buruknya perencanaan.

2.      Diarahkan pada tercapainya tujuan.

3.      Didasarkan pada fakta objektif dan rasional.

4.      Mengandung atau dapat memproyeksikan kejadian-kejadian pada masa mendatang

5.      Memikirkan dengan matang anggaran, program, kebijakan metode dan standar untuk mencapai tujuan

A.    PERENCANAAN PENERBITAN

Pembelajaran tentang perencanaan penerbitan dengan memandang penerbitan sebagai salah satu program yang akan dijalankan perpustakaan. Program penerbitan itu bisa terdiri atas kegiatan penerbitan konvensional dan digital dalam bentuk penerbitan berkala dan non berkala.

Dalam menyusun perencanaan penerbitan, kita bisa menyusunnya dengan mengajukan tiga pertanyaan sederhana yaitu, apa, bagaima dan mengapa. Pertanyaan ini akan membantu kita dalam merumuskan tujuan penerbitan yang kita lakukan.

Misalnya, untuk pertanyaan pertama, apa yang kita terbitkan dan untuk siapa terbitan itu bisa kita jawab berdasarkan jenis-jenis penerbitan seperti buletin, kalawarta, bibliografi atau buku panduan perpustakaan.

Agar tujuan itu bisa lebih spesifik maka kita bisa menjawab pertanyaan dengan mengapa. Mengapa kita perlu menerbitkan kalawarta tersebut misalnya karena banyaknya informasi mutakhir yang hendak disampaikan perpustakaan sukar disebarluaskan kepada anggotanya, padahal anggotanya memerlukan informasi itu. Maka kita memiliki tujuan yang spesifik bahwa informasi yang disampaikan perpustakaan adalah informasi yang mutakhir. Jadi kita bisa menuliskan tujuan itu sebagai wadah pertukaran wadah informasi mutakhir.

Perencanaan lembaga penerbitan merupakan perencanaan jangka panjang yang terdiri dari sejumlah program, misalnya program penerbitan berkala dan penerbitan non berkala. Lalu direncanakan pula pada masing-masing program kegiatan penerbitan. Namun pembahasan ini terfokus pada program penerbitan yang tentu dilaksanakan dengan tujuan tertentu.

Perencanaan Sumber Daya Penerbitan

Dalam perencanaan penerbitan, kita bisa memandang kegiatan penerbitan sebagai program atau sebagai kegiatan/ proyek. Bila kita memandang penerbitan ini merupakan program, tentu akan ada beberapa kegiatan/proyek yang artinya akan ada sejumlah penerbitan baik berkala maupun nonberkala dalam jangka waktu tertentu. Misalnya, dalam setahun anggaran digunakan untuk menerbitkan bibliografi, kalawarta.

Sedangkan apabila memandang penerbitan itu sebagai proyek/ kegiatan maka kita akan memfokuskan hanya pada satu bentuk penerbitan saja. Misalnya, kegiatan penerbitan bibliografi dalam bidang tertentu.

Ada perbedaan perencanaan antara penerbitan sebagai program dengan penerbitan sebagai kegiatan. Pada perencanaan penerbitan sebagai program, kita akan merumuskan perencanaan lebih secara konseptual. Sedangkan pada perencanaan kegiatan penerbitan kita akan lebih banyak menyusun rencana teknis. Pada perencanaan program kita akan menyusun rencana penerbitan apa, sumber daya manusia yang seperti apa yang diperlukan.  Sedangkan pada perencanaan kegiatan kita akan lebih memfokuskan untuk perencanaan sumber daya manusianya adalah siapa mengerjakan apa.

Dalam perencanaan program penerbitan, rencana yang harus diperhatikan  adalah apa yang terjadi dan akan terjadi pada lingkungan eksternal dan internal perpustakaan. Pada lingkungan internal, perpustakaan memiliki kekuatan kepakaran dan kemampuan mengelola informasi. Di samping itu ada kelemahan dimana pustakawan yang belum memiliki kemampuan memanfaatkan perkembangan TIK ini untuk meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan sehingga memerlukan latihan.

Modifikasi dari Terry (1986:169) menyebutkan bahwa penerbitan bertujuan untuk memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan sesuai dengan peran dan fungsi perpustakaan. Pada modifikasi dari Terry tersebut, juga membahas tentang sumber daya manusia dan membahas tentang pemasaran sebagai proses terakhir yang dilalui terbitan.

Sumber daya manusia merupakan bagian terpenting dari kegiatan organisasi, sehingga sering dikemukakan SDM merupakan aset organisasi. Manusia tidak lagi dipandang sebagai sarana produksi melainkan lebih merupakan sumber daya yang memungkinkan organisasi bisa mencapai tujuannya dan memberikan sesuatu kepada publik yang dilayani organisasi tersebut. Manusia yang memiliki kompetensi yang memungkinkan organisasi menghasilkan sesuatu dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu, dalam perencanaan SDM yang akan melaksanakan program tersebut akan akan ditetapkan kompetensi yang diperlukan. Misalnya menulis, menyunting mendesain.

Dalam perencanaan SDM, ada beberapa nama-nama jabatan yang berkompetensi dibidangnya yaitu : redaksi, editor, desainer, proofeader, dan setter. Bila perpustakaan tidak memiliki tenaga dengan kompetensi seperti yang diperlukan, maka untuk menyelesaikan masalah ini kita bisa mengambil tenaga dari luar (outsourcing) yang dikontrak. Misalnya untuk tenaga editor, bisa meminta bantuan tenaga penyunting seorang guru bahasa Indonesia atau editor profesional.

Tentu dalam penerbitan kita membutuhkan sarana dan prasarana, baik berkala maupun nonberkala. Kita akan membutuhkan ruang kerja dan perlengkapan seperti kursi dan meja serta komputer. Kita bisa saja melakukan penerbitan tidak memerlukan ruang khusus. Namun, tetap saja kita membutuhkan perlengkapan kerja seperti komputer, printer, kertas atau alat tulis lain.

Metode pelaksanaan pekerjaannnya sudah dikemukakan bergerak dari proses pracetak, cetak dan diakhiri dengan pasca cetak. Dengan begitu, maka kegiatan dijalankan sesuai dengan urutan prosesnya. Metode kerjanya pun melibatkan sejumlah keterampilan yang satu sama lain saling berkaitan dan bergantung. Penyuntingan akan terkait dengan tata letak isi buku. Begitu juga dengan tata muka buku pembuatannya akan bergantung pada judul yang dibuat penulis yang kemudian bisa saja judul itu diperbaiki dan disempurnakan oleh penyunting.

Sedangkan materials atau bahan yang diperlukan untuk penerbitan yang terpenting adalah naskah yang akan diterbitkan. Naskah bisa datang dari penulis luar institusi perpustakaan, bisa juga datang dari penulis yang ada di perpustakaaan tersebut.

Bahan lain yang diperlukan adalah kertas. Pada penerbitan konvensional, media yang dipergunakan untuk menyimpan dan menyebarluaskan isi terbitan bersifat tunggal yaitu kertas.

Dana merupakan sumberdaya lain yang perlu diperhatikan dalam menyusun rencana anggaran untuk program penerbitan. Anggaran untuk program tersebut sangat bergantung dari sumberdaya lain. Misalnya, bila menggunakan SDM yang semuanya merupakan staf perpustakaan yang diberi tugas tambahan mengelola penerbitan maka honorarium untuk tambahan tugas itulah yang diperhitungkan. Namun, jika mengontrak tenaga profesional untuk penyuntingan atau pembuatan desain terbitan maka biaya yang dikeluarkan lebih besar lagi.

Dana juga akan diperlukan untuk kegiatan pemasaran yakni mendistribusikan hasil terbitan. Ada juga yang membutuhkan dana seperti untuk biaya kirim untuk kegiatan pertukaran terbitan dengan perpustakaan lain atau dikirimkan pada orang tertentu yang dianggap berkepentingan dengan terbitan yang dibuat.

B.     PERENCANAAN PENGENDALIAN PENERBITAN

Pengendalian merupakan fungsi penting manajemen apapun, termasuk manajemen penerbitan. Pengendalian juga berkaitan dengan fungsi kepemimpinan atau kemampuan manajerial seorang pemimpin/ manajer.

Sukarna (1992:110) menyebutkan, pengendalian memiliki makna membimbing, menertibkan, mengatur, dan menguji kebenaran. Oleh sebab itu, pengendalian memiliki peran penting sekali dalam manajemen.

Pengendalian penerbitan dilakukan dengan mengacu pada prinsip-prinsip pengendalian. Ada beberapa prinsip pengendalian yang bisa kita pergunakan dalam kegiatan penerbitan yaitu :

1.      Tercapainya tujuan

2.      Efisiensi pengawasan

3.      Refleksi perencanaan

4.      Standar

5.      Tindakan

Prinsip-prinsip pengendalian yang diuraikan di atas merupakan yang saling menunjang satu sama lain. oleh sebab itu, kita tidak bisa menggunakan satu atau dua prinsip saja dalam melakukan pengendalian melainkan semua prinsip.

Ada 3 bentuk kegiatan yang berkaitan dengan pengendalian seperti yang dijelaskan Husen (2009:4) yaitu sebagai berikut :

1.      Supervisi, yaitu melakukan serangkaian tindakan koordinasi pengawasan.

2.      Inspeksi, melakukan pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan.

3.      Tindakan koreksi, melakukan perubahan dan perbaikan terhadap rencana yang telah ditetapkan.

Pada titik langkah perbaikan dan umpan balik bagi manajemen inilah peran kepemimpinan menjadi penting.